プロジェクトマネージャー（PM）の仕事について、皆さんはどれだけ理解できているでしょうか。PM、プロマネと略称されるプロジェクトマネージャーは、特にIT業界で重要な役割を担っているという話は聞いたことがあるかもしれませんが、具体的な業務内容をしっかり理解できている方は少ないかもしれません。
この記事では、プロジェクトマネージャーの仕事内容を段階にわけて紹介していくシリーズの第2弾として「PMがプロジェクト開始時に行うこと」をお伝えします。プロマネの業務内容を理解したいという方に向けて、PMの具体的な仕事内容を段階にわけて解説していきますので、是非記事を最後までチェックしてみてください。
まずはPMの仕事内容をおさらい
プロジェクトマネージャーの仕事内容は、プロジェクトの各フェーズに応じて実施する仕事があり、当メディア「プロマネ道場（内部リンク）」でも別記事で紹介しています。
PMの業務内容を、フェーズ毎におさらいしましょう。
【プロジェクト開始前】
・プロジェクト準備
【プロジェクト開始時】
・プロジェクトキックオフ開催
【プロジェクト実施中】
・スケジュール管理
・スコープ管理
・変更管理
・課題管理
・プロジェクト品質管理
・調達管理
・資源管理
・コスト管理
・リスク管理
・ステークホルダーとのコミュニケーション管理
【プロジェクト終結時】
・プロジェクト終結
・プロジェクト振り返り
・成果物の運用部門への引継ぎ
プロジェクトは立ち上げ前から始まっている
プロジェクトマネージャーが特定のプロジェクト担当に任命された後、プロジェクト開始前の準備段階で行うことは、例えば下記のような内容です。
プロジェクト開始前の準備段階にPMが行うこと
- 契約範囲（スコープ）の確認
- プロジェクト計画書の作成
- WBS／スケジュールの作成
- 役割分担表の作成
- プロジェクト管理資料の準備
- リソースの確保
- 予算の確認
PMには、プロジェクトの目的を達成するために開始前から“やるべきこと”が多くあります。スムーズにプロジェクト開始するためにも、プロマネは開始前の段階からしっかりと準備しておく必要があります。
昔から「段取り八分仕事二分」とよく言われますが、入念な段取りをしておくことはプロジェクト管理においても同様のことが言えます。
ここで取り上げた項目はあくまで一例であり、プロジェクトの種類によって準備しなければいけない項目は変わってきます。
【PMの仕事】キックオフミーティングの開催
ここからは、プロジェクト開始時に行うことをより詳しく解説していきます。
プロジェクトが始まって最初に実施されるイベントが、「キックオフミーティングの開催」です。
キックオフミーティングとは？
キックオフミーティングは、プロジェクトの開始時に関係者が集まり、プロジェクトの目的や計画を共有し合意するための重要な会議です。キックオフミーティングの参加者はプロジェクトチームのメンバーだけでなく、クライアントや関連部署の担当者など、プロジェクトに関わる全ての人が対象となります。
キックオフミーティングの目的は？
キックオフミーティングの目的は、プロジェクトの様々な事項について関係者の認識を統一し、プロジェクトの円滑な進行のための下地を整えておくことです。具体的には、以下のような目的があります。
- プロジェクトの目的とゴールの共有：関係者全員で達成すべきことの理解・合意
- コミュニケーション促進と役割の明確化：誰が何を担当するのかの整理・合意
- 計画の確認：全体スケジュール、重要な期限や進捗のポイントの整理・合意
- モチベーションの向上：重要性や意義を共有することで、参加者の意欲を高める
キックオフミーティングは、プロジェクトの全体像について共通の認識をあわせられる貴重な場であるだけでなく、全員が顔を合わせて自己紹介し、人となりを直接確認できる機会でもあります。
プロジェクトを円滑に進めるための土台作り。これがキックオフミーティングの最大の目的と言えるかもしれません。
円滑な進行につながるキックオフミーティングのアジェンダ
キックオフミーティングに臨むプロマネは、ミーティングのアジェンダをしっかり準備しておくことが重要になります。
具体的なアジェンダ（会議次第）は、プロジェクトの規模や内容によって異なりますが、下記のような内容がベースになるでしょう。
キックオフミーティングのアジェンダ
- オープニング
- プロジェクト概要の説明（背景、目的）
- スコープ、成果物の確認
- スケジュールとマイルストーンの確認
- プロジェクト体制の説明
- コミュニケーション管理の説明と確認
- チームメンバー紹介
- 質疑応答
- クロージング
当日の進め方は、基本的にはアジェンダに沿って進行していきます。時間内に終了できるように時間配分や参加者が発言機会を得られるように計算し、会議中は発言しやすい雰囲気作りにも気を配れると有意義なキックオフミーティングになりやすいでしょう。
アジェンダや会議に必要な資料は、キックオフミーティングの前にあらかじめ共有し、目を通しておいてもらう方がスムーズな進行につながりやすくなります。当日の議論も活発になり、実りの多いキックオフミーティングを実施することができます。
キックオフミーティングに必要な資料は？
キックオフミーティングで使用する資料もプロジェクトの内容によって異なりますが、下記のような内容の資料が一般的にキックオフミーティングで必要になる資料と言えます。
キックオフミーティングに必要な資料
- キックオフミーティングのアジェンダ：当日の会議議題が記載された資料。
- プロジェクト計画書：プロジェクト計画書は、背景、目的、スコープ、マスタースケジュール、予算、コミュニケーション管理方法などの概要が記載された簡易版で代替する場合もある。
- スケジュール管理表：実際に進捗を管理するために使用するスケジュール管理表。重要なマイルストーンやタスクを可視化
- 役割分担表：各メンバーのタスク担当、責任範囲、権限を整理したリスト
キックオフミーティングは、プロジェクトの成功に向けて、関係者全員が同じ方向のゴールを認識し、スタートを切るための重要な機会です。この記事を参考に、キックオフミーティングの目的、アジェンダ、必要な資料を整理し、プロジェクトを成功に導いてください。
ここではキックオフミーティングで説明・合意が必要な項目、会議のアジェンダについてご紹介しましたが、必ずしもこの内容をすべて会議内で実施する必要があるわけではありません。
スコープや詳細なスケジュール、役割分担などは確認に時間がかかります。なのでキックオフミーティングの前にすり合わせを実施しておくことが多く、キックオフミーティングではすり合わせた内容で進めることの合意をとるというのが現実的です。
タカハマプロジェクトでは、プロジェクト計画書の書き方についてのトレーニングを用意しておりますので、より詳細を習得したい方はご検討ください。
プロジェクトマネジメントを学べるおすすめの研修
プロジェクトマネージャーの仕事内容を段階にわけて紹介していく【PMの仕事】では、プロPMである高濱さん監修のもと、プロマネの仕事を具体的に紹介しています。
ただ、誰もが記事を読んだだけですぐに実際の現場で活用できるわけではありません。プロマネ経験の長い方から、実際の現場で培ったノウハウをもとに、プロジェクトマネジメントの基礎から応用まで学ぶことができる研修などを活用するとより効果的です。
記事の監修をしてくれた高濱さんが代表を務めるタカハマプロジェクトでは、プロPMからプロジェクトマネジメントを学びたい方にトレーニングコースをご用意しております。プロジェクトマネジメントの基本を知りたい方、プロジェクトマネージャーとしてスキルアップしたいという方は、ぜひタカハマプロジェクトで学んでスキルアップを実現してはいかがでしょうか。
皆さんの周囲に、いろんな相談ができるプロジェクトマネージャー経験者がいらっしゃるのであれば、その方にいろいろと質問を行うのがいちばんです。とはいえ、経験豊富なプロジェクトマネージャーになればなるほど教えてもらう時間を確保することが困難なものです。
タカハマプロジェクトでは、初心者向けトレーニングコース、経験者向けトレーニングコースに加え、1対1でいろいろ相談にお答えするセッションもご用意しております。
プロマネに向いてる人と向いていない人の特徴は？
ここまで、プロジェクトマネージャーの仕事内容を具体的に紹介してきましたが、そもそも自分がプロマネに向いているのか、もしくは向いていないのかということが気になる方も多いかもしれません。
プロマネの向き不向きを考えるうえで大切なことは、プロマネの仕事内容とともにPMに求められるスキルを正しく理解することができるかにあると言えます。当メディア「プロマネ道場」では、プロマネに必要なスキルや向いてる人、向いていない人の特徴について別記事で解説しています。
詳細な内容は、下記リンクよりご確認ください。
記事を参考に有意義なキックオフミーティングを
この記事では、プロジェクトマネージャーの仕事である「プロジェクト開始時に行うこと」、特にキックオフミーティングについて、詳しく紹介しました。実際にプロのプロマネとして活躍している方の解説付きで紹介しましたので、とても参考になったのではないでしょうか。
本記事で先にご紹介した通り、タカハマプロジェクトでは「ビギナー向け」「PM経験者向け」にトレーニングコースをご用意しております。プロジェクトマネジメントの基本を知りたい方、プロジェクトマネージャーとしてスキルアップしたいという方は、下記のリンクよりお気軽にお問合せください。
【PMの仕事シリーズ】
・vol.1：プロジェクト開始前の準備
・vol.2：キックオフミーティングとは？ KOMの目的と進め方は？
