初めてプロジェクトマネージャー（PM）に任命されて、『まずプロジェクト憲章を作成して』という指示を受けると、『プロジェクト憲章って？』と戸惑ってしまうかもしれません。初めてPMとしてプロジェクトを担当することになったけれど、「プロジェクト憲章」が何かわからないし、どうやって作ったらいいのかもわからない。
この記事では、そのような状況になっても困らずにプロジェクトを進行できるように、プロジェクト憲章について詳しく解説します。プロジェクト憲章を作成する目的やプロジェクト憲章に必要な基本項目、そしてプロジェクト計画書との違いまでをわかりやすく紹介します。プロジェクト憲章のことを理解し、PMとして臨む初めてのプロジェクトにも落ち着いて取り組んでください。
プロジェクト憲章とは？
プロジェクト憲章とは、プロジェクトを成功に導くためにゴールや目的を定め、予算やスケジュールといったプロジェクトの概要をまとめた文書です。英語では「Project Charter（プロジェクト・チャーター）」と呼ばれ、プロジェクト開始前に作成される重要なドキュメントです。
プロジェクトの概要が記載されているため、プロジェクト憲章があることでプロジェクトに参加するメンバー間で共通認識を作ることができます。“プロジェクトの始動に必要な企画書”と考えると理解しやすいかもしれません。
プロジェクト憲章は、プロジェクトオーナーからPMへの正式な「権限委譲」の役割もあります。プロジェクト憲章があることで、プロマネはプロジェクトの総責任者としての業務を開始できます。
プロジェクト憲章の目的
プロジェクト憲章の目的は、プロジェクトを成功に導くために、プロジェクトのゴールや目的を明確化し、関係者間で共有することです。スタート時点で共通認識を持つことはプロジェクト成功に向けての第一歩となります。そのためのプロジェクト憲章は、重要な文書と言えます。
プロジェクト憲章の目的をより具体的にお伝えすると、下記の内容が挙げられます。
- プロジェクトの背景や必要性を明確にする
- プロジェクトの範囲と目標を定義する
- ステークホルダーの役割と責任を明確にする
- プロジェクトマネージャーの任命により業務遂行の権限を与える根拠となる
規模にもよりますが、プロジェクトには多くの関係者が関わるため、初期段階で目的と期待値を文書化し、全員の方向性を合わせることが重要になります。方向性がズレていると、プロジェクト進行途中で意見の食い違いが起こったときなどに責任の所在が曖昧になり、混乱を招くリスクがあります。
そのため、プロジェクト憲章は共通認識を持つことを目的としており、プロジェクト成功の土台を作るために重要な文書とも言えるでしょう。
プロジェクト憲章は誰が作る？ いつ作る？
本記事をここまで読んで、『プロジェクト憲章は誰が作るの？』という疑問を抱いた方も少なくないかもしれません。
プロジェクト憲章は、プロジェクトマネージャー（PM）が作成するというケースもありますが、プロジェクトのオーナーやスポンサーが作成するというケースも少なくありません。
プロジェクト憲章を作成するタイミング
プロジェクト憲章を作成するのは、プロジェクトの立ち上げ時点というのが一般的です。プロジェクトの全体像がまだ固まっていないタイミングで、プロジェクトの基本的な方向性を定めるために作られます。PMは、プロジェクト憲章が承認されてはじめて正式にプロジェクト準備に取り組むことができます。
「憲章」という言葉を聞くと、なにか仰々しいイメージがありますが、一番聞きなれた言葉でいえば、「企画書」の方がわかりやすいと思います。当初の目的に立ち返るときにたどり着く大元の文書がプロジェクト憲章になります。
誰がプロジェクト憲章を書くのかについては、例えばプロジェクトのスポンサー（プロジェクト憲章の内容に責任を持つ人）が企画をプロマネ候補に説明、プロマネにて文書化したものをスポンサーが承認するなど、様々なケースがあります。
プロジェクト憲章の書き方は？ 必要な項目を解説
プロジェクト憲章に記載される項目は、プロジェクトごとに異なりますが、基本的には以下の構成を意識して作成するといいでしょう。
プロジェクト憲章の基本項目
- プロジェクトの目的・背景
- プロジェクトのスコープ（範囲）
- 関係者（ステークホルダー）の一覧
- 制約条件・前提条件
- リスクの概要
- 承認者と承認日
プロジェクト憲章はプロジェクトの骨子をまとめた文書であり、詳細な作業計画やスケジュールは「プロジェクト計画書」で定めます。次のセクションでは、プロジェクト憲章の基本項目をもう少し詳しく解説していきます。
プロジェクト憲章の基本項目①目的・背景
まずは「なぜこのプロジェクトを実施するのか」「何を達成するためのプロジェクトなのか」を明確にします。たとえば、業務効率化のためのシステム導入や、新製品開発など、事業上の必要性や背景を記載します。
目的や背景が明確になることで、プロジェクトの方向性がブレずにすみ、関係者の了承も得られやすくなります。
プロジェクト憲章の基本項目②スコープ（範囲）
スコープとは、プロジェクトの範囲のことです。「どこまでをこのプロジェクトで対応するか」「どこからが対象外か」を定義します。
スコープが曖昧だと、後から『これもやってほしい』などのように、当初の計画を超えてプロジェクトの範囲が拡大していくスコープクリープが発生しやすくなり、プロジェクトが混乱する原因になります。
プロジェクト憲章の基本項目③ステークホルダー
ステークホルダーとは、プロジェクトに関与するすべての関係者のことです。具体的には、クライアント、プロジェクトメンバー、承認者、関連部門などです。
プロジェクト憲章では、ステークホルダーとその役割を明記します。それぞれの役割が明記されていることで、関与レベルや責任が明確になります。
プロジェクト憲章の基本項目④制約条件・前提条件
制約条件とは、プロジェクトにおける時間・コスト・リソースなどの制限事項のこと。前提条件は「〜であることを前提に進める」という仮定のことです。
制約条件や前提条件をプロジェクト憲章で示すことで、『そんな制限があったの？』などといった後に起こり得るトラブルなどを防ぐことができます。
プロジェクト憲章の基本項目⑤リスクの概要
リスクとは、プロジェクトに悪影響を与える可能性のある不確実な要因です。プロジェクト憲章には、考えられる代表的なリスクを記述します。
詳細なリスク管理は後に作成するプロジェクト計画書で行いますが、プロジェクト憲章作成時点で思いつくリスクを共有しておくことが大切です。
プロジェクト憲章の基本項目⑥承認者
最後に、プロジェクト憲章の承認者を記載します。一般的に承認者に多いのは、プロジェクトスポンサーや部門長といったプロジェクトの最終責任を持つ人物です。
承認者がプロジェクト憲章に記載・署名することで、プロジェクトが正式にスタートでき、PMに実行権限が与えられます。
プロジェクト憲章の項目を見ると、プロジェクト計画書の項目に似ていると感じられるでしょう。
プロジェクト憲章では、必ずしも詳細な内容を記載する必要はなく、文章作成時点でわかっている内容を記載すればOKです。
より詳細な内容の検討は、プロジェクト計画書作成時に行います。詳細は次の項目で説明します。
プロジェクト憲章とプロジェクト計画書の違い
ここからは、プロジェクト憲章とプロジェクト計画書の違いについて、解説していきます。
プロジェクト憲章とプロジェクト計画書の違い
| プロジェクト憲章 | プロジェクトの概要をまとめたもの |
| プロジェクト計画書 | プロジェクトの詳細計画 |
プロジェクト憲章は「プロジェクトをやる理由や概要」を示す文書。一方、プロジェクト計画書は「いつ・誰が・何を・どうやってやるか」を具体的に記述します。
憲章があることでPMに権限が与えられ、計画書を作成する正当性が生まれるため、まずはプロジェクト憲章が先に作られます。
プロジェクト計画書とは？
プロジェクト計画書とは、プロジェクトを管理・運営するための詳細な計画書です。スケジュール、予算、品質、リスク、調達、コミュニケーションなどのマネジメント計画が含まれます。
プロジェクト計画書の書き方は、企業やプロジェクトの性質により異なりますが、基本構成は以下の通りです。
- プロジェクト実行計画（概要、スコープ、成果物、実行内容、前提条件など）
- スケジュール計画（WBS・ガントチャートなど）
- コスト計画（予算管理）
- リソース計画（メンバーや設備）
- リスク管理計画
- コミュニケーション計画
プロジェクト計画書は、関係者間の認識統一を図り、プロジェクトをスムーズに進めるための「設計図」のような存在と言えます。
プロジェクト憲章を作成するメリット
プロジェクト憲章を作成するメリットは多数ありますが、主なものは以下の通りです。
- プロジェクトの目的と意義が全員に共有される
- ステークホルダーとの合意形成がしやすくなる
- PMの権限と責任が明確になる
- リソースの確保がしやすくなる
- 計画段階での認識齟齬を防げる
また、憲章がしっかりしていれば、計画や実行フェーズで迷いが少なくなり、変更対応もスムーズです。トラブルの予防策としても効果を発揮します。
プロジェクトの成功率を高める第一歩として、プロジェクト憲章は丁寧に作成しましょう。
ひょっとしたら、プロジェクト憲章と称する文書を見たことのある方は少ないかもしれませんが、プロジェクトにおいては、様々な活動の根拠となる大元の文書になります。
プロジェクトの規模によっては省略することもありますが、それなりに大きな規模のプロジェクトになる場合、作成しておくことをお勧めします。
プロジェクト憲章はプロジェクトを成功に導くための第一歩
プロジェクト憲章は、プロジェクトを成功に導くための第一歩です。「なぜやるのか」「何をやるのか」「誰が関わるのか」などの基本事項を文書化することで、関係者の理解と協力を得やすくなります。
プロジェクト計画書との違いも押さえつつ、立ち上げ段階でしっかりと憲章を作ることが、プロマネの仕事をスムーズに進める鍵になります。ぜひこの記事を参考に、急な作成を命じられた場合も慌てずに、プロジェクト憲章を作成してみてください。
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